Learning Motivates Creative Thinking

Excel súbor môže v niektorých prípadoch narásť do relatívne veľkých rozmerov, čím sa stáva ťažšie manipulovateľný a len veľmi ťažko odoslateľný cez email. V tomto Excel návode vám prinášame niekoľko rád, ako je možné uložiť Excel dokument, pri zachovaní jeho obsahu a súčasne zredukovaní jeho veľkosti.
 
Pre optimalizovanie Excel súboru:
 
1. Vymažte nepotrebné pracovné hárky
 
2. Vymažte všetky dáta, ktoré nepotrebujete. Treba dávať pozor na to, aby nebol žiaden obsah v odľahlej bunke (napr. AA5000), kedy Excel berie do úvahy celú oblasť (A1:AA5000), a teda je nutne vymazať takéto zabudnuté bunky. Poslednú bunku nájdete pomocou skratky CTRL+SHIFT+END. Je dôležité si uvedomiť, že obsah musíme odstrániť pomocou funkcie Clear All, nie len jednoduchým stlačením klávesy Delete.
 
3. Uložte súboru ako .CSV, čo zredukuje jeho veľkosť zhruba o 60 %, avšak treba byť opatrný, nakoľko všetky nastavené formáty budú odstránené.
 
4. Ak ste v súbore používali vzorce ako VLOOKUP, COUNTIF, CONCATENATE atd.  a viete, že ich už viacej potrebovať nebudete, nakopírujte bunky, v ktorých sa nachádzajú vzorce a vložte ich naspäť ako čistý text, teda odstráňte vzorce.
 
5. Uložte súbor v Binárnom formáte(.xlsb), čo skomprimuje Excel dáta, avšak na úkor rýchlosti otvárania a ukladania Excel súboru.
 
6. Samotné Uložiť Ako môže napomôcť k zníženiu kapacity súboru.
 
7. A na záver možná zbytočná rada, ale pre niekoho užitočná, skomprimujte Excel súbor ako .zip alebo .rar a tak ho odošlite.